Trong bài viết này, tingamemobi.com sẽ giúp bạn hiểu rõ Pivot Table là gì và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê, báo cáo dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
I. Pivot Table là gì? Lợi ích của việc sử dụng Pivot Table
Pivot Table là một công cụ thống kê dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ trong Excel, cho phép bạn tạo báo cáo tóm tắt từ một lượng lớn dữ liệu thô. Thay vì phải lọc và sắp xếp thủ công, Pivot Table sẽ giúp bạn nhóm, tính toán và phân tích dữ liệu một cách tự động và linh hoạt.
Vậy, sử dụng Pivot Table mang lại những lợi ích gì?
- Thống kê dữ liệu siêu tốc: Thay vì mất hàng giờ đồng hồ để thống kê thủ công, bạn có thể hoàn thành công việc chỉ trong vài phút với Pivot Table.
- Thao tác đơn giản, dễ sử dụng: Giao diện trực quan và dễ sử dụng của Pivot Table giúp bạn dễ dàng thao tác, ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia Excel.
- Kiểm soát dữ liệu chi tiết: Pivot Table cho phép bạn xem xét dữ liệu ở nhiều góc độ khác nhau, từ đó đưa ra những phân tích chi tiết và chính xác hơn.
II. Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel
1. Sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu
Để tạo Pivot Table, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thống kê.
Bước 2: Vào thẻ Insert > Chọn PivotTable.
Bước 3: Hộp thoại Create PivotTable hiện ra. Tại đây, bạn có thể chọn:
- Table/Range: Chọn vùng dữ liệu bạn đã chọn ở bước 1.
- New Worksheet: Tạo Pivot Table trên một trang tính mới.
- Existing Worksheet: Tạo Pivot Table trên trang tính hiện tại.
Bước 4: Nhấn OK.
Ví dụ giải bài tập PivotTable
Ví dụ về bảng dữ liệu cần tạo PivotTable
2. Các thành phần của PivotTable và cách sử dụng
Sau khi tạo Pivot Table, bạn sẽ thấy một bảng trống và danh sách các trường dữ liệu ở bên phải. Để tạo báo cáo, bạn cần kéo và thả các trường này vào các vùng tương ứng:
- Filters: Lọc dữ liệu theo các tiêu chí nhất định.
- Columns: Hiển thị dữ liệu theo cột.
- Rows: Hiển thị dữ liệu theo dòng.
- Values: Thực hiện các phép tính trên dữ liệu, ví dụ như tính tổng, trung bình, đếm số lượng,…
Kéo ngày tháng vào phần Rows
Kéo trường dữ liệu vào các vùng tương ứng
3. Ví dụ giải bài tập PivotTable
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng Pivot Table, hãy cùng xem ví dụ sau:
Yêu cầu: Thống kê tổng số lượng sản phẩm bán được của từng nhân viên theo từng tháng.
Cách thực hiện:
Bước 1: Tạo Pivot Table từ bảng dữ liệu bán hàng.
Bước 2: Kéo trường Họ tên vào vùng Rows, trường Tháng vào vùng Columns, và trường Số lượng vào vùng Values.
Bước 3: Lọc dữ liệu theo tháng bằng cách kéo trường Tháng vào vùng Filters.
Đổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành Tháng
Đổi tên trường dữ liệu
Kéo thẻ Tháng vừa đổi lên Filters
Kéo trường “Tháng” lên vùng “Filters”
Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu đề bài, ở đây là tháng 1.
Lọc dữ liệu theo tháng
4. Xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng PivotTable
Bước 1: Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable.
Bước 2: Bấm Delete trên bàn phím.
Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable.
Xóa PivotTable
Kết luận
Pivot Table là một công cụ vô cùng hữu ích cho bất kỳ ai thường xuyên làm việc với dữ liệu trên Excel. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Pivot Table là gì và cách sử dụng nó một cách hiệu quả.
Hãy cùng tingamemobi.com khám phá thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích khác để nâng cao hiệu suất công việc của bạn nhé!
