Bạn đã bao giờ lỡ tay gửi nhầm email, sai nội dung hoặc quên đính kèm tài liệu quan trọng? Đừng lo lắng, tính năng thu hồi email (Recall) trong Microsoft Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này trên tingamemobi.com sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thu hồi và thay thế email đã gửi trong Outlook, giúp bạn tránh khỏi những tình huống khó xử và duy trì tính chuyên nghiệp trong công việc.
Outlook Recall: “Cứu cánh” cho những email gửi nhầm
Tính năng Recall trong Outlook cho phép bạn thu hồi email đã gửi khỏi hộp thư đến của người nhận, ngăn chặn họ đọc được nội dung email sai sót. Đặc biệt hơn, bạn còn có thể thay thế email đã thu hồi bằng một email mới, hoàn chỉnh hơn. Vậy làm thế nào để sử dụng tính năng hữu ích này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.
Giao diện Microsoft Outlook
Hướng dẫn chi tiết cách thu hồi email trong Outlook
Tính năng Recall hoạt động trên nhiều phiên bản Outlook, bao gồm Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 và 2007. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Thu hồi nhanh
Cách nhanh nhất để thu hồi email là: Mở Outlook, vào mục Sent Items (Đã gửi) > Nhấn đúp vào email cần thu hồi > Chọn Actions (Hành động) > Recall This Message (Thu hồi thư này) > Chọn thao tác mong muốn > OK.
2. Hướng dẫn từng bước
Bước 1: Mở Outlook và truy cập vào thư mục Sent Items (Đã gửi) ở khung bên trái. Tìm và nhấn đúp vào email bạn muốn thu hồi.
Mở hộp thư đã gửi (Sent Items)Mở hộp thư đã gửi (Sent Items)
Bước 2: Trong cửa sổ email vừa mở, tìm và chọn Actions (Hành động) trên thanh công cụ, sau đó chọn Recall This Message (Thu hồi thư này) từ menu xổ xuống.
Chọn Actions > Recall This MessageChọn Actions > Recall This Message
Bước 3: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện, cung cấp hai lựa chọn:
- Delete unread copies and replace with a new message (Xóa bản chưa đọc và thay thế bằng thư mới): Lựa chọn này cho phép bạn thu hồi email cũ và gửi một email mới thay thế.
- Delete unread copies of this message (Xóa bản chưa đọc của thư này): Lựa chọn này chỉ đơn giản là thu hồi email mà không gửi email thay thế.
Bạn cũng có thể tích vào tùy chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient (Thông báo cho tôi nếu việc thu hồi thành công hoặc thất bại cho từng người nhận) để theo dõi kết quả thu hồi.
Chọn chức năng cần sử dụngChọn chức năng cần sử dụng
Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất quá trình thu hồi và gửi email mới (nếu có).
Khi nào tính năng Recall không hoạt động?
Có một số trường hợp tính năng Recall sẽ không hoạt động, bao gồm:
- Người nhận không sử dụng Outlook hoặc Office 365.
- Email của người gửi và người nhận không nằm trên cùng máy chủ Microsoft Exchange.
- Người gửi và người nhận không thuộc cùng một tổ chức.
- Người nhận đã mở email.
Tổng kết
Tính năng Recall trong Outlook là một công cụ hữu ích giúp bạn xử lý nhanh chóng những sai sót khi gửi email. Hy vọng bài viết này trên tingamemobi.com đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để sử dụng tính năng này một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới.
