Bạn thường xuyên quên gửi email quan trọng? Bạn muốn gửi email chúc mừng sinh nhật đúng 0 giờ nhưng lại sợ thức khuya? Đừng lo, tính năng hẹn giờ gửi email trong Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Hãy cùng tingamemobi.com tìm hiểu cách lên lịch gửi email tự động, trì hoãn và sắp xếp thời gian gửi email trên máy tính với Outlook nhé!
Tại sao nên hẹn giờ gửi email?
Việc lên lịch gửi email không chỉ giúp bạn tránh quên gửi những email quan trọng mà còn cho phép bạn:
- Chủ động quản lý thời gian: Bạn có thể soạn email trước và hẹn giờ gửi vào thời điểm thích hợp, giúp bạn tập trung vào công việc khác.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Gửi email đúng thời điểm sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
- Tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp: Bạn có thể lên lịch gửi email vào thời điểm người nhận dễ dàng đọc nhất, tăng khả năng email được chú ý.
Cách hẹn giờ gửi mail trong Outlook
I. Cách Hẹn Giờ Gửi Email Trong Outlook
1. Hướng Dẫn Nhanh
- Mở Outlook, nhập địa chỉ người nhận và nội dung email.
- Vào tab “Message”, click vào biểu tượng mở rộng trong mục “Tags” (biểu tượng ba chấm).
- Tích chọn “Do not deliver before” trong “Delivery options”, đặt ngày và giờ gửi.
- Nhấn “Close” rồi “Send”.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
Bước 1: Soạn email như bình thường, bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề và nội dung email.
Soạn thư và nhấn vào biểu tượng mở rộng trong mục Tags
Bước 2: Trong tab “Message”, tìm và click vào biểu tượng ba chấm nhỏ trong mục “Tags” để mở rộng tùy chọn.
Bước 3: Trong cửa sổ “Properties”, tích chọn ô “Do not deliver before” trong mục “Delivery options”. Sau đó, thiết lập ngày và giờ bạn muốn gửi email.
Lên lịch hẹn giờ
Bước 4: Nhấn “Close” để đóng cửa sổ “Properties” và sau đó nhấn “Send” để lên lịch gửi email. Email sẽ nằm trong hộp thư đi (“Outbox”) cho đến khi đến thời gian gửi đã định.
Nhấn Send để gửi thư
II. Hủy Hoặc Thay Đổi Lịch Gửi Email
1. Hướng Dẫn Nhanh
- Mở thư mục “Outbox”.
- Mở email cần chỉnh sửa.
- Vào “Message” > biểu tượng ba chấm trong “Tags”.
- Bỏ tích “Do not deliver before” để gửi ngay hoặc thay đổi ngày giờ gửi.
- Nhấn “Close” rồi “Send”.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết
Bước 1: Mở thư mục “Outbox”. Tất cả email đã hẹn giờ sẽ nằm ở đây.
Hẹn giờ thành công
Bước 2: Mở email bạn muốn hủy hoặc thay đổi lịch gửi.
Bước 3: Thực hiện lại các bước 2 và 3 trong phần I. Để hủy hẹn giờ, bỏ tích “Do not deliver before”. Để thay đổi lịch gửi, chỉnh sửa ngày và giờ.
Chọn một trong hai tùy chọn
Bước 4: Nhấn “Close” và “Send” để lưu thay đổi.
III. Trì Hoãn Gửi Tất Cả Email
Bạn có thể thiết lập quy tắc để trì hoãn gửi tất cả email trong một khoảng thời gian nhất định. Tính năng này hữu ích khi bạn muốn kiểm tra lại email kỹ lưỡng trước khi gửi.
1. Hướng Dẫn Nhanh
- “Home” > “Rules” > “Manage Rules & Alerts” > “New Rule”.
- Chọn “Apply rule on messages I send” > “Next”.
- “Next” > “Yes”.
- Chọn “defer delivery by a number of minutes” > Nhập số phút trì hoãn > “OK” > “Next”.
- Đặt tên quy tắc, tích “Turn on this rule” > “Finish”.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết (tham khảo hình ảnh trong bài gốc)
Tính năng này khá phức tạp, bạn nên tham khảo hướng dẫn chi tiết kèm hình ảnh trong bài viết gốc để thực hiện chính xác.
Kết Luận
Hẹn giờ gửi email trong Outlook là một tính năng hữu ích giúp bạn quản lý thời gian và tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Hãy thử áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm của bạn với tingamemobi.com nhé!
