Bạn cảm thấy hộp thư Outlook của mình đang trở nên quá tải với hàng loạt email đến mỗi ngày? Việc tìm kiếm một email quan trọng trở nên khó khăn và mất thời gian? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư mục và thiết lập quy tắc email thông minh trên Outlook, giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Tạo Thư Mục và Quy Tắc Email: Chìa Khóa Cho Hộp Thư Gọn Gàng
Việc tổ chức hộp thư đến hiệu quả là vô cùng quan trọng. Một hộp thư lộn xộn không chỉ khiến bạn mất thời gian tìm kiếm thông tin mà còn làm giảm năng suất làm việc. Tạo thư mục và thiết lập quy tắc email tự động sẽ giúp bạn phân loại và sắp xếp email một cách khoa học, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý email.
Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại
Lợi Ích của Việc Tạo Thư Mục và Phân Loại Email trong Outlook
- Tổ chức hợp lý: Bạn có thể tập trung tất cả email từ một địa chỉ hoặc về một chủ đề cụ thể vào một thư mục riêng biệt.
- Quản lý hiệu quả: Việc phân loại email theo thư mục giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi các email quan trọng.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Không còn mất thời gian cuộn lên xuống để tìm một email cụ thể. Chỉ cần vào đúng thư mục, việc tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Tạo thư mục mới
Hướng Dẫn Tạo Thư Mục (Folder) trong Outlook
1. Tạo Thư Mục trên Outlook Web
- Bước 1: Truy cập trang web Outlook (outlook.live.com).
- Bước 2: Ở danh sách menu bên trái, click vào “Thư mục mới” (New Folder).
- Bước 3: Nhập tên thư mục mong muốn.
2. Tạo Thư Mục trên Phần Mềm Outlook
- Bước 1: Click chuột phải vào vị trí bạn muốn tạo thư mục mới trong danh sách menu bên trái.
- Bước 2: Chọn “Thư mục mới” (New Folder).
- Bước 3: Nhập tên thư mục.
Nhập tên thư mục
Hướng Dẫn Tạo Quy Tắc (Rule) Tự Động Di Chuyển Email
1. Tạo Quy Tắc trên Phần Mềm Outlook
- Bước 1: Click chuột phải vào email mà bạn muốn tạo quy tắc.
- Bước 2: Chọn “Quy tắc” (Rules) > “Tạo Quy Tắc” (Create Rule).
- Bước 3: Thiết lập các điều kiện cho quy tắc, ví dụ: người gửi (From), chủ đề (Subject), người nhận (To).
- Bước 4: Chọn hành động “Di chuyển mục tới thư mục” (Move the item to folder).
- Bước 5: Chọn thư mục đích mà bạn muốn email được tự động di chuyển tới.
- Bước 6: (Tùy chọn) Áp dụng quy tắc cho các email hiện có trong hộp thư đến.
2. Tạo Quy Tắc trên Outlook Web
- Bước 1: Mở Outlook web.
- Bước 2: Click vào biểu tượng cài đặt (hình bánh răng).
- Bước 3: Chọn “Xem tất cả cài đặt Outlook” (View all Outlook settings).
- Bước 4: Chọn “Thư” (Mail) > “Quy tắc” (Rules).
- Bước 5: Click vào “Thêm quy tắc mới” (Add new rule).
- Bước 6: Thiết lập tên quy tắc, điều kiện và hành động tương tự như trên phần mềm Outlook.
Tạo quy tắc phân loại thư
Kết Luận
Việc tạo thư mục và thiết lập quy tắc email trong Outlook là một cách tuyệt vời để quản lý hộp thư đến hiệu quả. Hãy áp dụng ngay những thủ thuật này để biến hộp thư của bạn từ một mớ hỗn độn thành một không gian làm việc gọn gàng và chuyên nghiệp. Đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích!
