Bạn đang đau đầu với việc nhập liệu thủ công trên Google Sheets và lo lắng về những lỗi sai không đáng có? Danh sách thả xuống (dropdown list) chính là giải pháp hoàn hảo! Bài viết này trên tingamemobi.com sẽ hướng dẫn bạn hai cách đơn giản để tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc của bạn.
Tại sao nên sử dụng danh sách thả xuống trong Google Sheets?
Việc nhập liệu thủ công, đặc biệt với số lượng lớn, tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về sai sót. Danh sách thả xuống giúp bạn:
- Nhập liệu nhanh chóng: Chỉ cần chọn giá trị từ danh sách có sẵn, không cần gõ lại.
- Hạn chế lỗi sai: Loại bỏ hoàn toàn khả năng gõ sai chính tả hoặc nhập sai dữ liệu.
- Đồng nhất dữ liệu: Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trong toàn bộ bảng tính.
Cách 1: Tạo danh sách thả xuống từ dữ liệu có sẵn trong bảng tính
Đây là cách tiện lợi khi bạn đã có sẵn dữ liệu cần dùng cho danh sách thả xuống.
Các bước thực hiện:
- Chọn ô cần tạo danh sách: Bôi đen một hoặc nhiều ô mà bạn muốn áp dụng danh sách thả xuống.
- Mở chức năng Xác thực dữ liệu: Vào menu “Dữ liệu” và chọn “Xác thực dữ liệu”.
- Chọn kiểu dữ liệu: Trong mục “Tiêu chí”, chọn “Danh sách từ một dải ô”.
- Chọn vùng dữ liệu: Click vào biểu tượng ô lưới bên cạnh và chọn vùng dữ liệu bạn muốn sử dụng cho danh sách. Nhấn “OK”.
- Thiết lập tùy chọn (tùy chọn): Bạn có thể chọn “Từ chối dữ liệu nhập” để bắt buộc người dùng chỉ được chọn giá trị từ danh sách. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo lỗi hiển thị khi nhập sai.
- Lưu thiết lập: Nhấn “Lưu” để hoàn tất.
Cách 2: Tạo danh sách thả xuống bằng cách nhập liệu thủ công
Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn tạo một danh sách nhỏ, đơn giản và không muốn tham chiếu đến một vùng dữ liệu khác.
Các bước thực hiện:
- Chọn ô cần tạo danh sách: Tương tự như cách 1, bôi đen ô hoặc các ô bạn muốn tạo danh sách.
- Mở chức năng Xác thực dữ liệu: Vào menu “Dữ liệu” và chọn “Xác thực dữ liệu”.
- Chọn kiểu dữ liệu: Trong mục “Tiêu chí”, chọn “Danh sách mục”.
- Nhập các giá trị: Nhập trực tiếp các giá trị cho danh sách, phân cách bằng dấu phẩy. Ví dụ: “Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng”.
- Thiết lập tùy chọn (tùy chọn): Tương tự như cách 1, bạn có thể chọn “Từ chối dữ liệu nhập” và tùy chỉnh thông báo lỗi.
- Lưu thiết lập: Nhấn “Lưu” để hoàn tất.
Kết luận
Việc tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets thật đơn giản phải không nào? Hy vọng những thủ thuật này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích và đừng quên ghé thăm tingamemobi.com thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ thú vị khác!
